Ajatus uuden tuotteen tai palvelun hankkimisesta voi tuntua aluksi hankalalta. Käännöstoimiston valintaprosessi ei valitettavasti ole tässä asiassa poikkeus. Mikäli et ole kieliekspertti, saattaa tarpeeseesi sopivan käännöstoimiston valinta ja käännösten hinnoittelu aiheuttaa päänvaivaa. Kun palvelu ostetaan heti alun alkaen ammattimaiselta toimistolta, käännösprosessi ja myös pidempi käännösyhteistyö hoituvat ilman ikäviä yllätyksiä.
Haluamme helpottaa urakkaasi tarjoamalla yhdeksän vinkkiä onnistuneeseen käännöstoimiston valintaan.
Vinkki 1:
Muista, että käännöstoimiston henkilöstön tulee olla osaavia ammattilaisia, jotka tekevät ammattimaisia (lue: laadukkaita) tuotoksia
Kun käännetään tekstejä kaupalliseen tai muuhun julkaisukäyttöön ei pelkkä kieliosaaminen riitä. Käännöstöissä ei siis kannata pyytää apuun naapurin Lassea, joka puhuu sujuvaa espanjaa.
- Kuinka hyvät tällaisen henkilön käännöstyössä vaadittavat kyvyt oikeastaan ovat?
- Onko hänellä tarvittavaa koulutusta tai kokemusta kääntämisestä?
- Onko hän erikoistunut alan terminologiaan?
Vinkki 2:
Selvitä käännöstarpeesi huolellisesti
Aluksi on selvitettävä, mitä tarkalleen ottaen tarvitset. Alla on muutama esimerkkikysymys:
- Tarvitsetko käännöksen yksittäisestä esitteestä vai myös kotisivuistasi?
- Entä mikä on esitteesi tai kotisivujesi kohderyhmä?
- Mitä kieltä tai murretta kohderyhmäsi puhuu?
Seuraava tärkeä kysymys on, kuinka joustavan käännöskumppanin tarvitset. Käännöstarpeen kiireellisyyden selvittäminen on tärkeä seikka, jonka myös käännöstoimittaja haluaa tietää.
- Millaisella aikataululla keskimäärin käännöksesi tarvitset?
- Täytyykö käännöksen olla valmiina huomenna, kolmen päivän kuluttua vai ensi kuussa?
Vinkki 3:
Päätä, minkälainen toimittaja sopii tarpeisiisi
- Haluatko käyttää käännöksissä paikallista käännöstoimistoa?
- Työskenteletkö mieluummin yhden kääntäjän, pienen yrityksen vai suuren yhtiön kanssa?
Nämä kaikki vaihtoehdot toimivat toisiinsa verrattuna hieman eri tavalla. Olipa mieltymyksesi sitten yksittäinen freelance-kääntäjä tai käännöstoimisto, muista ottaa kaikki omaan tilanteeseesi sopivat vaihtoehdot huomioon, ennen kuin valitset yhteistyökumppanisi.
Paikallisen käännöstoimiston valinta on melko yleistä – paikallisuus kun mahdollistaa myös toimiston henkilöstön tapaamisen ja toimeksiantoon liittyvien palavereiden järjestämisen. Toiset käyttävät mieluiten suuren yhtiön palveluja, toiset suosivat freelancereita. Olipa valintasi mikä tahansa, selvitä tarkasti, minkälaista laatua voit käännöksen suorittajalta odottaa. Tässä auttaa seuraava kysymys:
- Minkälaiset järjestelmät teillä on käytössä laadun varmistamiseksi?
Vinkki 4:
Mikäli koet valinnan vaikeaksi, tutustu aluksi muutamaan käännöstoimistoon
Tutustu muutaman käännöstoimiston taustaan, toteutuneisiin projekteihin ja henkilöstön taitotasoon. Lue, minkälaista tekstiä toimiston omilla sivuilla ja heidän mahdollisten referenssiasiakkaidensa sivuilla on. Tässä on kysymyksiä pohdittavaksi:
- Onko teksti hyvin kirjoitettu ja tyyliltään sopivaa?
- Löydätkö tekstistä virheitä?
- Onko toimisto mahdollisesti erikoistunut tiettyyn alaan?
- Tärkein kysymys tässä vaiheessa on: tarjoaako käännöstoimisto sitä, mitä sinä tarvitset?
Vinkki 5:
Keskustele tarpeistasi
Kun olet löytänyt yhden tai kaksi käännöstoimittajaa, joiden osaaminen vastaa tarpeisiisi, sovi tapaaminen tai puhelu käydäksesi läpi käännöksen yksityiskohdat. Varmista ennen keskustelua, että sinulla on seuraavat tiedot valmiina:
- Mille kielelle/kielille käännös tehdään?
- Minkä tyyppisestä käännöksestä on kyse (tekninen, markkinointi jne.)?
- Minkälaisella aikataululla tarvitset käännöksen?
Tiedustele samalla myös toimittajan muista, täydentävistä palveluista.
Vinkki 6:
Kysy, miten käännöstoimisto varmistaa erikoisalan käännösten laadun
Kun tapaat käännöstoimiston edustajan, on hyvä, jopa suositeltavaa tiedustella toimiston erityisistä osaamisalueista ja erikoistumisista. Kaikki toimistot eivät halua käsitellä esimerkiksi lakitekstejä, toiset taas eivät ole erikoistuneet lääketieteellisiin teksteihin. Mutta vaikkei toimisto suoranaisesti olisikaan erikoistunut tiettyyn alaan, on sillä todennäköisesti mahdollisuus järjestää tietyn alan käännös siihen erikoistuneen kääntäjän tekemänä. Asia ei kuitenkaan välttämättä selviä kysymättä.
Vinkki 7:
Anna käännöstoimittajan kysellä
Valintaprosessin aikana on tärkeää antaa myös käännöstoimiston edustajan tai kääntäjän esittää kysymyksiä. Ammattimaisen käännöstoimittajan tulisi aina kysyä, mihin tarkoitukseen käännös tulee. Monet toimistot ja freelancerit nappaavat toimeksiannon kysymättä, mihin tarkoitukseen tekstiä lopulta käytetään. Onko kyseessä julkaisu, kotisivujen käännös tai kenties tietyllä murteella toteutettava käännös? Tämä on käännöstyön kannalta yksi tärkeimmistä yksityiskohdista, eikä sitä saa missään nimessä sivuuttaa tai pitää itsestäänselvyytenä.
Käännöstoimittajalle kannattaa aina antaa mahdollisimman paljon käännökseen liittyvää informaatiota. Kertomalla kaiken olennaisen käännöstyöhön liittyvän tiedon varmistat parhaan mahdollisen laadun. Toisin sanoen on pelkästään hyvä asia, mikäli toimisto tai kääntäjä kyselee toimeksiantajaltaan paljon.
Vinkki 8:
Selvitä maksuehtojen yksityiskohdat ennen projektin aloittamista
Yksi merkittävä tekijä käännöstoimittajan valinnassa on palvelun hinta. Se ei kuitenkaan saisi olla ratkaisevin valintakriteeri. Toki kustannuksillakin on merkitystä, mutta et varmastikaan halua tyytyä huonompaan laatuun edullisen hinnan takia.
Muistathan, että saat käännöstyöstä varsinaisen tarjouksen vasta, kun annat käännettävän dokumentin (toimistolle) arvioitavaksi. Tämä on käännösalalla täysin normaali käytäntö ja paras keino määritellä käännökselle sen oikea hinta.
Vinkki 9:
Selvitä käännöstoimiston tarjoamat muut palvelut
Kun valintaprosessi on edennyt siihen asti, että olet löytänyt omiin tarpeisiisi parhaiten soveltuvan toimijan, kannattaa vielä selvittää tulevaisuuden varalle, mitä muita palveluja tämä tarjoaa.
Lopuksi
Käännöstoimiston tai minkä tahansa muun palveluntarjoajan valintaa voisi verrata ensimmäisen auton valintaan: jos toiveissa on luotettava kumppani ja pitkä yhteinen taival, kannattaa tehdä selvitystyö kunnolla ja harkita päätöstä huolella.
Lähde: Sánchez Zampaulo, M. (2012), How to choose a translation vendor. MultiLingual. Vol. April/May 2012
